A. Aspecte generale. Scopul politicii

OBDMARK (cu sediul social in Constanta) considera confidentialitatea si protectia datelor cu caracter personal (“Datele”) o componenta esențiala in desfasurarea activitatii sale.

Aceasta politica și masurile de protectie a Datelor urmaresc prelucrarea Datelor in mod responsabil, in conformitate cu scopurile declarate, cu dispozitiile legale nationale si europene privind protectia Datelor (precum dar fara a se limita la Legea 506/2004 si Regulamentul 679/2016 – GDPR), inclusiv cu asigurarea confidențialitatii, integritatii, disponibilitatii si securitatii Datelor.

Datele dvs. sunt stocate pe servere din Uniunea Europeana / Spatiul Economic European.  OBDMARK permite imputernicitilor sai prelucrarea acestora in Uniunea Europeana / Spatiul Economic European. Aplicatiile utilizate sunt gazduite pe servere din Romania.

Politica detaliaza Principiile ce stau la baza prelucrarii Datelor, Scopurile si Temeiurile juridice ale prelucrarii Datelor si perioada de pastrare a Datelor, Categoriile de Persoane vizate si de Date, Categoriile de destinatari carora le vor fi dezvaluite Datele, Drepturile persoanelor vizate si modalitatile de exercitare a drepturilor, Securitatea Datelor, Masuri tehnice si organizatorice.

B. Principii de prelucrare a Datelor

Datele vor fi:

Prelucrate in mod legal, echitabil și transparent.

Colectate in scopuri determinate, explicite si legitime.

Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile prelucrarii.

Exacte și, acolo unde este necesar, actualizate, astfel incat Datele incorecte sa fie șterse sau corectate fara intarziere.

Pastrate într-o forma ce permite identificarea persoanei vizate pe o perioada care nu depaseste perioada pentru care Datele sunt necesare indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate.

Pastrate intr-o forma care asigura securitatea adecvata, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale si impotriva pierderii, distrugerii sau a deteriorarii accidentale, prin luarea masurilor tehnice si organizatorice corespunzatoare .

C. Scopurile, temeiurile juridice ale prelucrarii Datelor si durata de pastrare a Datelor

OBDMARK colecteaza date cu caracter personal de la clientii sai pentru urmatoarele scopuri:

1. Participarea la campaniile promotionale derulate de OBDMARK pentru produsele din portofoliul sau  in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare. Acest scop include in mod nelimitativ prelucrarile privind participarea efectiva a clientilor la campaniile promotionale , acordarea de premii catre castigatori, sesizarile prin email privind derularea campaniilor promotionale.

Temei juridic: interesul legitim de a asigura participarea la campaniile promotionale a clientilor reali si oferirea unor beneficii / premii clientilor.

Durata de pastrare: 3 ani de la data incetarii campaniei promotionale la care au participat . Prin exceptie, in cazul in care inregistreaza sesizari cu privire la derularea campaniilor promotionale dupa incetarea acestora, cei 3 ani se vor calcula de la data primirii ultimei sesizari.

2.Justificarea din punct de vedere fiscal a acordarii premiilor catre clientii castigatori ai campaniilor promotionale desfasurate pentru produsele din portofoliul OBDMARK si declararea catre autoritatile fiscale, inclusiv retinerea la sursa a impozitului pe veniturile din premii cu o valoare mai mare de 600 de lei.

Temei juridic: indeplinirea obligatiilor ce ii OBDMARK revin in conformitate cu legislatia fiscala in vigoare.

Durata de pastrare: 10 ani de la data de 1 iulie a anului imediat urmator anului in care s-a acordat premiul sau, dupa caz, s-a declarat impozitul pe venit la autoritatile fiscale.

3. Marketing – transmiterea de comunicari comerciale catre clientii participanti la campaniile promotionale derulate de OBDMARK pentru produsele din portofoliul sau, in functie de mijloacele de comunicare selectate de acestia: telefon, email, inclusiv pe baza profilurilor create in functie de: preferintele acestora, frecventa de participare la campaniile promotionale, momentul participarii la o campanie promotionala.

Temei juridic: consimtamantul liber exprimat pentru fiecare mijloc de comunicare (telefon, email) si dublu confirmat conform formularului / contului de participare.

Durata de pastrare: 2 ani de la data exprimarii acordului de a primi comunicari comerciale.

4. Cercetare / studii de piata cu privire la clientii participanti la campaniile promotionale derulate de OBDMARK pentru produsele din portofoliul sau.

Temei juridic: consimtamantul liber exprimat.

Durata de pastrare: 2 ani de la data exprimarii acordului de a participa la cercetare / studii de piata.

5. Prevenirea, identificarea si sanctionarea acelor clienti care, prin nerespectarea prevederilor regulamentelor, incearca sa isi creeze conturi multiple sau conturi cu date false/incorecte in vederea obtinerii in mod fraudulos de premii in detrimentul clientilor care actioneaza in mod corect si cu respectarea intocmai a prevederilor regulamentelor campaniilor promotionale, precum si asigurarea acuratetii si corectitudinii datelor clientilor din baza de date a OBDMARK (aceasta include dar fara se limita la: verificarea corectitudinii datelor clientilor care isi creaza cont ).

Temei juridic: interesul legitim de a asigura respectarea prevederilor regulamentelor campaniilor promotionale, un comportament corect si licit al clientilor si o baza de date cu caracter personal ale clientilor, actuala si corecta.

Durata de pastrare: 3 ani pentru Datele corecte si actualizate, aferente contului creat de client, respectiv 120 de zile pentru datele din copia actului / cartii de identitate.

 In mod exceptional, OBDMARK va putea pastra Datele pentru o perioada care depaseste duratele descrise mai sus, in cazul in care va fi necesar ca acestea sa fie utilizate in scopul indeplinirii unor activitati judiciare,  in cadrul unui litigiu sau unui dosar, pe perioada expres prevazuta de lege sau dispusa de autoritati sau in cazul in care in care legea nu prevede / autoritatea nu dispune, pe o perioada de maxim 10 ani de la data sesizarii / declansarii litigiului /situatiei conflictuale. 

La expirarea duratelor de pastrare a Datelor, OBDMARK va sterge Datele care ar putea permite identificarea clientilor (nume, prenume, data nasterii, sexul, numarul de telefon, adresa de email, adresa de domiciliu, IP copie act / carte de identitate), urmand a folosi, in mod anonimizat, restul datelor agregate (oras, judet, marca si varianta de produs preferata, codurile de participare, identificator validare consumator) pentru a efectua analize statistice.

Identificatorul validare clinetul este o cheie ireversibila alcatuita din urmatoarele Date de pe actul / cartea de identitate: nume, prenume, data nasterii, locul nasterii (judet si localitate) si sex. Pe baza acestui identificator nu se pot recrea Datele client.

 D. Categoriile de Persoane vizate si de Date prelucrate

Persoane vizate: clinetii, participanti la campaniile promotionale derulate pentru produsele din portofoliul OBDMARK care isi creeaza conturi / completeaza formulare de participare la campaniile promotionale derulate pentru produsele din portofoliul OBDMARK (pe website –urile dedicate – prin crearea unui cont  sau care transmit sesizari cu privire la participare pe website-uri sau prin intermediul mijloacelor comunicate in cadrul regulamentelor campaniilor promotionale.

Categoriile de Date colectate in functie de scop

Scop:  Participarea la campaniile promotionale derulate de OBDMARK

Date: Nume si prenume, Data nasterii, Sex, Numar de telefon, Adresa de domiciliu, preferinte: Marca si varianta de produs preferata si, optional, marca si varianta de produs ocazionala, alte date oferite de client in cazul sesizarilor cu privire derularea campaniei promotionale. Suplimentar fata de Datele descrise mai sus, vor fi obtinute si alte informatii precum: codurile de participare, premiile castigate, unitatea comerciala de unde s-a ridicat premiul castigat, adresa de livrare a premiului castigat sau adresa IP de unde consumatorul a accesat website-urile campanilor promotionale.

Scop: Justificarea din punct de vedere fiscal a acordarii premiilor catre clientii castigatori si declararea catre autoritatile fiscale, inclusiv retinerea la sursa a impozitului pe veniturile din premii cu o valoare mai mare de 600 de lei.

Date: Nume si prenume, Data nasterii, Sex, Numar de telefon, Adresa de domiciliu, codurile de participare, premiile castigate, CNP si serie CI (pe baza de copie de pe CI, doar pentru premiile cu o valoare mai mare de 600 lei, exclusiv in scopul declararii si retinerii la sursa a impozitului pe venitul din premii in conformitate cu prevederile legislatiei fiscale in vigoare).

Scop: Marketing – transmiterea de comunicari comerciale clientiiparticipanti la campaniile promotionale derulate de OBDMARK pentru produsele din portofoliul sau.

Date: Nume si prenume, Data nasterii, Sex, Numar de telefon, Adresa de email, Adresa de domiciliu, preferinte: Marca si varianta de produs preferat, obiceiuri si, optional, marca si varianta de produs ocazionala . Suplimentar fata de Datele descrise mai sus, vor fi obtinute si alte informatii, precum: codurile de participare, premiile castigate, unitatea comerciala de unde s-a ridicat premiul castigat, vor fi create profiluri ale clinetilor  luandu-se in considerare: preferintele exprimate in cadrul participarii la campaniile promotionale, frecventa de participare la campaniile promotionale si momentul participarii.

Scop: cercetare/studii de piata

Date: Nume si prenume, Data nasterii, Sex, Numar de telefon, Adresa de email, Adresa de domiciliu/corespondenta, preferinte: Marca si varianta de produs preferata si, optional, Marca si varianta de produs ocazionala (alta decat cea preferata, respectiv cea pe care o consuma ocazional), vor fi create profiluri ale consumatorilor adulti fumatori luandu-se in considerare si preferintele exprimate in cadrul participarii la campaniile promotionale, frecventa de participare la campaniile promotionale si momentul participarii.

Scop: Prevenirea, identificarea si  sanctionarea acelor clienti care, prin nerespectarea prevederilor regulamentelor campaniilor promotionale, incearca sa isi creeze conturi multiple sau conturi cu date false/incorecte in vederea obtinerii in mod fraudulos de premii in detrimentul consumatorilor adulti fumatori care actioneaza in mod corect si cu respectarea intocmai a prevederilor Regulamentelor campaniilor promotionale, precum si asigurarea acuratetii si corectitudinii datelor clientilor din baza de date a OBDMARK.

Date: Nume si prenume, Data nasterii, Sex, locul nasterii, Adresa de domiciliu, IP, Data, Date din copia actului /cartii de identitate.

E. Destinatarii sau categoriile de destinatari

OBDMARK prelucreaza Datele furnizate de dvs. si le va dezvalui exclusiv urmatoarelor categorii de destinatari:

1. Angajati proprii implicati in realizarea scopurilor pentru care se prelucreaza Datele.

2. Imputerniciti:

a.  Pentru scopurile: Participarea la campaniile promotionale derulate de OBDMARK pentru produsele din portofoliul sau, justificarea din punct de vedere fiscal a acordarii premiilor catre clinetii castigatori in campaniile promotionale desfasurate pentru produsele din portofoliul  OBDMARK si declararea catre autoritatile fiscale, inclusiv retinerea la sursa a impozitului pe veniturile din premii cu o valoare mai mare de 600 de lei  si marketing – transmiterea de comunicari comerciale.

Pentru procesul de trimitere de comunicari comerciale prin email si telefon, OBDMARK va folosi solutii de transmitere automatizata a mesajelor comerciale in functie de profilul clinetului, frecventa de participare la campaniile promotionale si activitatea desfasurata de client pe website-ul dedicat campaniei promotionale sau cu ocazia activitatilor promotionale derulate . Acestea vor fi operate exclusiv  si vor avea acces limitat la urmatoarele Date: prenume, numar de telefon si adresa de email ale clientilor care au fost de acord sa primeasca din partea OBDMARK comunicari comerciale prin email si /sau telefon. La  aplicatii ar putea avea acces din Romania, exclusiv din punct de vedere tehnic, angajati din grupul de societati OBDMARK sau angajati ai unor terti (furnizor al grupului de societati OBDMARK).  Aplicatiile si Datele accesate sunt stocate pe servere din Romania.

In mod exceptional, pentru scopul Participarea la campaniile promotionale derulate de OBDMARK pentru produsele din portofoliul sau, anumite Date ale castigatorilor  pot fi prelucrate

3. Autoritati: in vederea executarii obligatiilor si drepturilor ce ii revin OBDMARK / le revin autoritatilor, in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare.

4. Alti operatori / imputerniciti / sub-imputerniciti – societati din grupul OBDMARK sau terti furnizori de servicii globale(de ex. de servicii de curierat, pentru livrarea premiilor catre castigatori ; de auditare si verificare a serviciilor prestate de imputerniciti, de testare si respectare a masurilor de securitate a prelucrarii Datelor, organizatori de evenimente pentru prelucrarea invitatiilor oferite ca premii).

Datele dvs. sunt stocate pe servere din Uniunea Europeana / Spatiul Economic European, in Romania.

Pentru stocarea datelor, OBDMARK va folosi o solutie locala si una globala de stocare si management a Datelor. Solutia locala va fi gazduita pe servere din Romania.

F. Drepturile persoanelor vizate

In conformitate cu prevederile legislatiei nationale si europene in vigoare, clientilor participanti la campaniile promotionale pentru produsele din portofoliul OBDMARK, le sunt garantate anumite drepturi expres prevazute de legislatia aplicabila datelor cu caracter personal. Unele drepturi nu sunt absolute, fiind supuse unor exceptii sau limitari. Informatii suplimentare cu privire la drepturile persoanelor vizate se pot obtine si la Autoritatea Nationala de Supraveghere a prelucrarii Datelor cu Caracter Personal cu sediul in Bucuresti, Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, tel: 03180559211/0318059212 sau pe website-ul acesteia: www.dataprotection.ro.

Datele vor fi furnizate in mod gratuit. Inainte de trimite OBDMARK o cerere, consumatorul clientului solicitant va trebui sa analizeze cu atentie continutul cererii. OBDMARK va raspunde cat de curand posibil. Termenul de raspuns este o luna de la data primirii cererii, daca solicitarea nu necesita o prelungire a termenului.

Daca un client refuza sa prezinte documentele si informatiile solicitate de OBDMARK sau de imputernicitii acestuia, OBDMARK nu va putea lua in considerare cererea respectiva.

Dreptul de acces   

Dreptul de a obtine o confirmare din partea OBDMARK cu privire la prelucrarea Datelor care ii privesc si, in caz afirmativ, acces la Datele respective si la urmatoarele informatii privind prelucrarea Datelor: scop, categorii de Date, destinatari, perioada de stocare/pastrare, drepturi, existenta unui proces decizional automatizat si crearea de profiluri.

 Fiecare client care se inregistreaza pe website-urile campaniilor promotionale ale OBDMARK, are acces la Datele colectate pentru participare la campania promotionala in sectiunea “Contul meu”, disponibil pe durata campaniei promotionale.

Se pot solicita copii ale inregistrarilor pe suport hartie si electronic despre Datele pe care OBDMARK le prelucreaza. Pentru a solutiona cererea primita, OBDMARK poate solicita o dovada a identitatii clientului sau a unor Date si informatii suplimentare pentru a putea identifica Datele solicitate.

OBDMARK nu va furniza decat Datele care clientul solicitant, nu si ale altor persoane. Clientul va trebui sa precizeze exact in cererea de acces datele pe care le solicita, iar in cazul in care nu rezulta in mod clar care sunt Datele, OBDMARK  poate reveni si solicita noi date pentru clarificarea cererii.

Dreptul la portabilitatea datelor

Dreptul de a primi Datele furnizate (nu si alte date) intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si dreptul ca aceste date sa fie transmise direct altui operator. 

Dreptul la opozitie

 Dreptul de a se opune prelucrarii Datelor, crearii profilurilor sau unui proces automatizat de decizie, cu exceptia cazurilor cand prelucrarea Datelor serveste unui interes public sau cand are in vedere un interes legitim al OBDMARK.

Atunci cand prelucrarea Datelor se efectueaza pentru transmiterea de comunicari comerciale / efectuarea de studii de piata clientul are dreptul de a se opune prelucrarii in orice moment.

Orice client inregistrat in baza de date a OBDMARK poate sa isi modifice acordul pentru transmiterea de comunicari comerciale si efectuarea de cercetare / studii de piata prin una din urmatoarele metode:

Trimitand un email pe adresa office@obdmark.ro, programul de functionare este de luni pana vineri in intervalul orar 09:00 – 18:00, cu exceptia sarbatorilor legale) si urmand instructiunile primite.

Dreptul la rectificare

Dreptul de a obtine corectarea, fara intarzieri nejustificate, a Datelor inexacte. Rectificarea va fi comunicata de OBDMARK fiecarui imputernicit caruia i-au fost transmise Datele.

Rectificarea Datelor poate fi efectuata de catre consumatorul adult fumator participant la campaniile promotionale pentru produse din portofoliul OBDMARK:

In cazul in care si-a creat cont pe website, editand/modificand urmatoarele Date (cu exceptia numarului de telefon) o singura data per campanie promotionala la care participa: nume, prenume, data nasterii, sex-ul, adresa de email, adresa de domicliu, acordul de marketing/cercetare sau studii de piata, marca si varianta de produs preferata si, optional, marca de produs ocazionala si varianta marca de produs ocazionala din sectiunea “Contul meu” pana cand acesta castiga un premiu intr-o campanie promotionala aflata in desfasurare. Dupa acest moment, clientul poate sa isi editeze doar optiunea cu privire la acordul de marketing / studii cercetare de piata din sectiunea “Contul meu” pana la sfarsitul campaniei promotionale. 

Dreptul la stergerea datelor („dreptul de a fi uitat”)

Dreptul de a solicita stergerea Datelor, fara intarzieri nejustificate.  OBDMARK are obligatia de a le sterge in cazul in care se aplica unul dintre urmatoarele motive:

Datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;

Clientul isi retrage consimtamantul si nu exista niciun alt temei juridic pentru prelucrare;

Clientul se opune prelucrarii si nu exista interese legitime care sa prevaleze;

Datele au fost prelucrate ilegal;

Datele trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale;

Datele au fost colectate in legatura cu oferirea de servicii ale societatii informationale.

Orice client indiferent de mijlocul de participare la campaniile promotionale ale OBDMARK  poate sa ceara stergerea datelor cu caracter personal urmand una din metodele de mai jos:

Trimitand un email la adresa office@obdmark.ro si urmand instructiunile primite.

Dreptul la restrictionarea prelucrarii

 Dreptul de a obtine restrictionarea prelucrarii in una din situatiile:

Clientul contesta exactitatea Datelor;

Prelucrarea este ilegala, clientul se opune stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea;

Clientul s-a opus prelucrarii pentru intervalul de timp in care se verifica daca drepturile legitime ale OBDMARK  prevaleaza asupra celor ale persoanei respective.

Daca in urma verificarilor efectuate de OBDMARK sau de imputernicitii acestuia se constata ca un client a declarat date false/incorecte/care nu ii apartin sau si-a creat mai multe conturi pe website-urile OBDMARK, OBDMARK va bloca toate conturile cientului  respective si va lua toate masurile descrise in regulamentul campaniei respective.

OBDMARK foloseste Datele pentru crearea de profiluri in functie de frecventa de participare, preferintele, momentul participarii clientului la o campanie promotionala si foloseste mijloace automate de transmitere a comunicarilor comerciale prin email si telefon catre clienti. OBDMARK nu utilizeaza un proces decizional individual automat inclusiv prin crearea de profiluri in sensul prevazut la art. 22 alineatele 1 si 4 din GDPR, in sensul ca nu isi bazeaza deciziile exclusiv pe prelucrarea automata a Datelor intr-o maniera care sa produca efecte juridice cu privire la consumatorii adulti fumatori sau care sa ii afecteze in mod similar intr-o masura semnificativa.

G. Securitatea Datelor. Masurile tehnice si organizatorice

 OBDMARK aplica si solicita imputernicitilor sa aplice masurile tehnice si organizatorice necesare in vederea asigurarii protectiei si securitatii Datelor, conform articolului 32 din Regulamentul General privind Protectia Datelor cu Caracter Personal (inclusiv a Masurilor tehnice si organizatorice implementate in grupul de societati OBDMARK). OBDMARK poate sa modifice/schimbe aceste masuri la diverse intervale de timp in functie de progresul tehnologic. Acest lucru inseamna ca masurile vor fi inlocuite cu alte masuri care servesc acelasi scop si sunt dezvoltate sa asigure protectia impotriva riscurilor, atacurilor si incidentelor potentiale.